Kaupunginhallitus

§ 289

11.11.2019

 

Paperiton kokousmenettely

 

2369/07.00.00/2019

 

KHALL 11.11.2019 § 289

 

 

Sähköinen kokousmenettely tarkoittaa kokousaineiston toimittamista kokoukseen osallistuville sähköisessä muodossa. Useat kunnat ovat siirtyneet sähköiseen kokousmenettelyyn saadakseen kustannussäästöjä paperi- ja postituskulujen poisjäännistä.

 

Sähköisesti jaettuna esityslistat liitteineen ovat heti luottamushenkilöiden käytettävissä. Paperijakelussa postin kulku voi hyvinkin viedä 2 - 3 työpäivää. Sähköinen kokousmenettely korostaa myös ympäristövaikutuksia. Esityslistojen ja liitteiden kopiointiin uppoava työaika voidaan hyödyntää muiden työtehtävien hoitamisessa.

 

Käytännössä sähköisen menettelyn käyttöönotossa kaupunki hankkii kaupunginvaltuuston jäsenille ja puheenjohtajistolle kannettavat tietokoneet. Kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, henkilöstöjaoston, tarkastuslautakunnan ja sivistyslautakunnan esityslistat ja pöytäkirjat liitteineen toimitettaisiin jäsenille ja puheenjohtajistolle sähköpostilla kaupungin tarjoamiin sähköpostiosoitteisiin (@pyhajarvi.fi). Tekninen lautakunta on siirtynyt sähköiseen kokousmenettelyyn jo aikaisemmin. Maaseutulautakunta ja keskusvaalilautakunta eivät ota käyttöön paperitonta kokousmenettelyä tässä vaiheessa.

 

Jatkossakin valtuutetuille monistettaisiin esim. Pyhäjärven kaupungin talousarvio ja tilinpäätös sekä Peruspalvelukuntayhtymä Selänteen talousarvio ja tilinpäätös. Myös kokouksen puheenjohtajille monistetaan esityslista kokousta varten pöydälle.

 

Laitteiden kokonaiskustannukset hankittaessa edellä mainittujen toimielimien jäsenille ja puheenjohtajistolle olisi noin 11.000 euroa. Määrärahat varataan vuoden 2020 talousarvioon. Ohjelmistolisenssit eivät tuo merkittävästi lisäkustannuksia. Tietokoneet ovat luottamushenkilöiden käytössä valtuustokauden loppuun 31.5.2021 saakka.

 

Pyhäjärven kaupungin hallintosäännön (kaupunginvaltuusto 15.10.2018 § 82) §:n 124 mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.

 

Vaikka tekniikka ja järjestelmät mahdollistavat paperittoman kokousmenettelyn, tulee käyttäjien perehdyttämiseen varata riittävästi aikaa. Toiston ja rutiinin myötä käyttö tulee varmemmaksi ja satunnaisten ongelmien toistuvuus vähenee. Todellinen hyöty saavutetaan vain, mikäli koko kaupungin kokouskäytäntö toteutetaan paperittomasti yhtenäisen mallin mukaisesti. Käytännöstä poikkeamiselle tulee olla erityisen vahvat perustelut.

 

 

Kaupunginjohtajan päätösehdotus:

 

Kaupunginhallitus päättää ehdottaa kaupunginvaltuustolle toimintamallia, jossa otetaan käytäntöön sähköinen kokousmenettely, joka tarkoittaa kokousaineiston toimittamista kokoukseen osallistuville sähköisessä muodossa. Toimintamalliin siirrytään ensi kevään aikana ja varataan määrärahat vuoden 2020 talousarvioon laitehankintoja varten.

 

Periaatepäätöksenä päätetään, että myöskään ulkopuolisten toimielinten esityslistoja ja pöytäkirjoja ei monisteta. Pyhäjärven kaupungin omien toimielimien puheenjohtajille monistetaan esityslista pöydälle kokoukseen.

 

Toimintamalli koskee kaupunginvaltuustoa, kaupunginhallitusta, teknistä lautakuntaa, sivistyslautakuntaa sekä henkilöstöjaostoa.

 

Päätös:

 

Kaupunginhallitus hyväksyi kaupunginjohtajan päätösehdotuksen.